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某大型医药批发企业案例

发布作者：新海发布时间：

某大型医药批发企业是专业从事各类医药产品、保健品、医疗器械、中成药、中药材、中药饮片、化学药制剂、化学原料药、抗生素、生化药品、生物制品、麻醉药品、精神药品、医疗用毒性药品等批发经营的大型医药流通企业，拥有现代化的医药物流中心，年营业额数十亿元。 系统架构介绍 企业总部的网络结构是由300余台电脑组建的星型局域网，拥有主服务器、财务软件服务器、杀毒服务器、上网服务器等多个专用服务器；驻外分公司拥有数十台电脑和独立服务器，通过互联网与总部系统相连。 系统流程介绍 一、采购管理 <img height="335" alt="" width="500" src="/newsphoto/files/1/image/1268286959827.jpg" /> 1、采购协议控制： 系统将所有可能发生业务的供应商、商品均在采购协议中建立关系，且将付款方式、账期等加以明确，不能随意改动，后续流程只能引用协议中的这些信息，不能随意修改，保证了对采购环节的管控。$$PageNext$$ 2、采购计划与合同： 为防止采购合同与采购计划不对应，系统直接由采购计划生成合同，避免无计划订货；同时商品入库时也由采购合同生成收货单据，避免无合同收货。 3、价格体系： 系统提供实际进价、考核价、协议价、最低限价、默认销价、批发价、零售价以及纯销、调拨、终端等多层次、多渠道的价格体系，并可使用入库价格调整和日常的价格调整两种方式调整价格。 4、限销封销： 系统在商品入库环节可以按区域或具体客户进行限销禁销，防止超出供应商限定的销售范围，给企业造成不必要的损失；同时可对紧俏商品控制销售数量，保障市场供给。$$PageNext$$ 5、自动提醒： 系统设计了开机提醒、报警、流程提示的功能，让操作者第一时间掌握需开展的工作和应处理的风险问题，包括积压商品、过期订单、到期应付、应收账款等。 二、销售管理 <img height="373" alt="" width="500" src="/newsphoto/files/1/image/1268287002727.jpg" /> 1、送货回执管理： 客户收到货品后，在销售单回执联签收，由送货人员带回，在规定期限内由财务人员在系统内记录，才可继续进行业务往来。这样不但减少了坏账风险，也避免了送货短少时的纠纷。$$PageNext$$ 2、资信账期管理： 系统对应客户和业务员进行资信额度与账期的控制，在严密管控的同时尽力体现公平公正的原则，尤其适合于业务员之间交叉经营客户的情况；还可使用临时资信和账期以应对特殊情况。系统有功能强大的帐龄分析功能，可有效控制运营风险。 3、销售预留： 系统在销售开票时实时生成预留数量，减少可销库存，杜绝了销售时的数量冲突，完全适合企业这种操作端点众多的工作环境。 4、全方位的业务考核管理： 系统可通过销售任务、费用指标、回款情况、库存占用、销售退货等多方面指标对业务员进行考核。$$PageNext$$ 三、仓储管理 系统在仓储管理环节严格按照GSP认证要求设计，引入动态货位管理概念，在所有与仓库相关的出入环节均通过货位来管理，药品入库验收环节严格把关控制，严格体现双人验收机制，库区分为整货区、零货区、待验区，收货、入库、退货、拣货、发货等业务环节严格控制，理顺了工作思路的同时避免了出错。精确的货位管理不仅减轻了仓储员工日常工作量，还使新上岗人员所需培训时间缩短，能更快接手仓储工作。 系统与企业的现代医药物流中心设备配套使用，采用“电子标签、无线射频、自动输送、自动拣选”等技术提高企业仓储管理的自动化水平，加快终端配送的效率，体现流通企业‘决胜终端’的思想。 四、质量管理 1、证照效期和经营范围控制： 在整个业务流程中，系统对往来业务单位的证照进行严格管控，并划分了极为详细的经营范围类别，从根本上杜绝了超范围经营的可能；在各种证照到期前的1个月进行报警提示，尽量避免因证照过期影响正常业务。$$PageNext$$ 2、质量记录： 按GSP标准，在整个业务流程中，系统对质量信息全程跟踪，自动生成各项质量记录，自动打印质检报告，同时可通过专用接口上传至药监部门，完全满足GSP管理要求。 五、财务管理 1、财务对接： 系统与企业的财务软件无缝对接，应付、销售、应收数据可一键转入财务系统，方便快捷。 为了便于业务系统与财务软件对账，引入帐的管理，主要有在途帐、应付帐、应收帐、保管帐等，每个帐均有与其关联的余额表，每个帐务的调整，均通过对应的账务调整单来处理，不能直接修改。 2、应收管理： 系统对应客户和业务员生成应收，进行资信额度与账期的控制，对应相应的帐目。当应收帐款将到账期或超期时，财务人员可通过相应报表催促业务员回款，并计算超期利息。$$PageNext$$ 应收回款后，系统自动按应收帐款的先后次序依次割单；财务人员也可针对特殊情况，挑选特定应收帐款进行处理。 3、应付管理： 采购入库后，入库信息生成在途账，录入供应商发票后转为应付账，再进行付款。 录入发票时，若发票金额小于在途金额，则对在途记录进行割单处理；若发票金额大于在途金额，则转为剩余发票，待再次来货生成在途后进行调用，减少工作量的同时也方便了与供应商的帐目核对。 对供应商的付款方式和账期，系统在采购协议环节就已确定，并全程记录到采购合同、收货单、入库单、在途帐、应付帐中。付款时，根据应付款的账期，筛选出符合条件的记录，自动生成付款明细。分管采购员做出付款单后，经采购部门负责人、分管领导、财务负责人逐级审批后，由财务应付人员进行付款，尽量减少财务风险。 4、让利管理： 对供应商的各种让利，系统通过全面灵活的返利协议进行处理，基本覆盖了当前市场上的各种让利形式。根据协议中的计算方式，系统在日常业务中自动计算出按照协议应得的让利；并根据事后录入的实收返利与应收返利的对比，对分管采购员进行考核。 5、预算管理： 对企业运营中涉及的销售、毛利、费用、资金数据进行规划分解，并在实际业务运行中严密管控，用数据说话，使企业运营账务清楚。$$PageNext$$ 六、其他管理 1、流程提示： 通过信息流驱动业务流的管理理念，将整个业务流程中采购、收货、入库、销售、结算、发货、应收应付诸环节有机的结合起来，系统自动指引与提醒流程上操作员及时作业，确保流程运转流畅。 2、决策分析： 系统提供完整的决策分析功能，通过各种商业智能统计分析报表，完成对各种数据信息的查询、分析、挖掘、统计及预测，为企业构建独特商品线、制定促销策略，为领导经营决策提供科学依据。 商品线的划分可以帮助企业筛选核心业务，通过对经营品种划分不同商品线等级，企业可以对核心品种加大库存，增加品种保障率，而对非核心品种减少关注力度。通过这种抓大放小的方式有效使用企业资源，提高企业核心竞争力。 3、提示报警： 系统设计了开机提醒、报警、流程提示的功能，让操作者第一时间掌握需开展的工作和应处理的风险问题，包括积压商品、过期单据、到期应付、应收账款等。$$PageNext$$ 七、权限管理 1、用户权限： 系统具有全方位的严格的权限管理（物理层，网络层，用户层），在功能、数据、岗位、人员多方面对操作权限进行控制。独特的授权机制，使管理人员可以真正控制住一般用户对系统的使用。 2、组织机构权限： 系统通过参数设置区分总部与分子公司的系统功能与数据层次。功能方面，总部系统拥有全部功能，而分子公司系统经过简化，更适用于自身情况；数据方面，总部可查看全公司的经营数据，而分子公司只能查看自身的经营数据。 八、信息中心 系统引入信息平台的概念，基本信息都在信息中心建立（商品、单位、供应商、客户），而后下发到各分公司数据库，这样就确保了全公司基本信息的统一管理，从而使全公司的数据统计和经营分析能够细化到最底层，在方便总部与分公司业务对接的同时，也使全公司的经营监控工作真正能够落到实处，从而可以进一步挖掘管理潜力，发挥规模效益。 <img height="123" width="169" alt="" src="/newsphoto/files/1/image/1268814924702.jpg" />

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