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诸城海王医药批发连锁系统

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诸城海王医药公司是山东省诸城市最大的医药批发连锁企业，拥有门店30家，其中诸城市区12家，乡镇18家，另有1个药品批发超市和1个器械批发部。诸城海王医药公司是由国营医药公司改制而成，历史包袱重，信息化建设相对落后，随着国家GSP管理的不断深入，原有的信息系统已不能适应工作要求，在此条件下进行了此次信息系统改造。 一、整体架构： 改造之前的信息系统，公司总部的终端通过局域网连接，但配送中心、药品批发超市和器械批发部三大业务部门的业务数据各自独立管理，而30家连锁门店并未联网，业务数据全靠人工传递。每到月底汇总数据时，财务部门总是忙得不可开交，即使这样也很难保证时效性，当月的各种报表往往要到十天以上才能汇总完毕。 改造之后，重新理顺了业务架构，以配送中心为星形拓扑的中心点，以批发超市和各连锁店为客户端，而器械部也有对内部各业务部门的配送业务，故在业务流程中与配送中心整合。理顺的业务架构带来了清晰的信息流，现在整个系统的基本信息统一由配送中心录入，通过互联网连接的方式实现了总部与各门店的数据即时交换，节省了大量人力的同时工作效率大为提高，同时最大可能地避免了人为差错导致的数据差异，现在每月的各种报表在月末结帐时即可出具，经营分析有了真实有效的数据支持。 本方案在系统产品技术上具有先进性、适当的超前性和较强的可扩充性。整个系统与目前流行的技术和设备相比具有极强的性价比，充分利用现有的通讯方式，实现最有效的信息沟通，采用开放式和具有可扩展性的结构方案，保证系统的不断扩充。 <img height="382" alt="" width="500" src="/newsphoto/files/1/image/1268810461967.jpg" /> 二、质量管理体系： 改造前的信息系统只是一个简单的进销存管理系统，对各种质量记录和报表无法自动出具，效期报警等提醒功能更是无从谈起，于是各种记录只好用人工抄写，消耗了大量的人力物力，查找起来也很不方便。 改造之后，质量记录在业务发生的同时自动生成，根据GSP管理要求全程对药品的品名、规格、生产批号、生产单位、批准文号、经办人，购销对象，检验记录、退换货记录及有关质量方面的内容均作详细的记录，完全满足GSP管理的要求，使企业能够轻松通过GSP检查认证。 同时新系统可以对过期药品、滞销药品、积压药品等进行警告和提示；在门店前台销售系统中，会自动对销售的药品组合进行校验，对有配伍禁忌的药品组合进行报警提示，最大限度地降低质量风险。 三、采购管理： 1、采购计划与合同： 系统按照GSP要求，采购计划、采购合同与入库单据均一一对应，便于查找。 2、保底价管理： 由于市场价格的波动，企业购进的商品进价经常与当前的市场价格存在出入，这使企业各部门的考核毛利存在不应有的变数。 为应对此种情况，系统入库时可在实际进价的基础上制订保底价，根据此价格对批发业务员和连锁门店进行考核，并限制最低销价。 四、批发销售管理： 1、资信账期控制： 系统对应客户和业务员进行资信额度与账期的控制，在严密管控的同时尽力体现公平公正的原则；还可使用临时资信和账期以应对特殊情况。系统有功能强大的帐龄分析功能，可有效控制运营风险。 2、批发价格体系： 系统提供实际进价、考核价、最低限价、默认销价、批发价以及纯销、调拨、终端等多层次、多渠道的批发价格体系，并可使用入库价格调整和日常的价格调整两种方式调整价格。 3、全方位的业务考核管理： 系统可通过销售任务、费用指标、回款情况、库存占用、销售退货等多方面指标对业务员进行考核。 五、财务管理： 1、财务对接： 系统与企业的财务软件无缝对接，应付、销售、应收数据可一键转入财务系统，方便快捷。 为了便于业务系统与财务软件对账，引入帐的管理，主要有在途帐、应付帐、应收帐、保管帐等，每个帐均有与其关联的余额表。 2、应收管理： 系统对应客户和业务员生成应收，进行资信额度与账期的控制，对应相应的帐目。当应收帐款将到账期或超期时，财务人员可通过相应报表催促业务员回款，并计算超期利息。 应收回款后，系统自动按应收帐款的先后次序依次割单；财务人员也可针对特殊情况，挑选特定应收帐款进行处理。 3、应付管理： 采购入库后，入库信息生成在途账，录入供应商发票后转为应付账，再进行付款。 付款时，根据在采购合同环节确定的账期，筛选出符合条件的应付记录，生成付款单。分管采购员做出付款单后，经相关领导逐级审批后，由财务应付人员进行付款，尽量减少财务风险。 六、零售价格体系： 随着医药零售行业的竞争不断加剧，价格战这种效益立竿见影的手段被越来越频繁的使用，但这种手段的副作用同样明显，连锁企业的管理可能失控，应得利润会无谓流失。诸城海王在这方面进行过多次探索：所有门店统一价格时，公司管理方便，但因各门店所属商圈的不同，部分失去价格优势的门店会在竞争中处于不利地位，而高消费商圈的门店又会损失应得利润；各门店自定价格时，内部管理又容易失控，而且连锁企业的形象也会受到影响，对长期发展不利。 在新系统中，采取了公司统一定价与门店自行定价有机结合的方式。社会知名度高、在消费者中影响大的品种，与公司签订全年协议的品种，实行公司统一定价管理；其他的品种由门店根据各自情况自行定价。通过这种抓大放小的方式，既保证了竞争优势，又保证了应得利润，在市场份额和利润之间取得了很好的平衡。 七、会员管理 随着药品零售市场竞争的不断加剧，会员销售所占比重不断增加，已成为药店零售业务中举足轻重的部分。 系统增加了会员管理的功能，门店销售商品均设会员价，会员在享受优惠价格的同时还可累积积分获得返奖。系统通过数据传输完全实现了各个门店之间会员卡的一致性，支持医保卡和信用卡的通用性，提供实现人性化及个性化营销模式的手段，有效的稳定客户数量。会员销售的各种报表还可以为企业经营提供更完善的决策信息，帮助企业提高核心竞争力，使企业的药品零售业务能够更有效和更有序地发展。 八、门店考核： 门店在经营考核时，要对不同毛利率的品种制订不同的提成比例，以促使销售利润的提高。改造之前的系统靠人工划分品种的考核分类，人工计算销售提成，计算工作相当繁重，也难以确保考核数据的公正。 改造之后新系统提供多种考核分类，并配有相应的各种考核报表，为企业的内部考核提供全面准确的数据，考核工作变的方便快捷，并从程序上保证了公平公正。 九、决策分析： 改造之前的系统根本没有决策分析功能，对业务活动的分析全靠人工，凭经验进行决策。 新系统提供完整的决策分析功能，以完成对各种数据信息的查询、分析、统计及预测，为领导经营决策提供科学依据。查询分析完成以下功能：业务日报月报查询、商品结构查询、实时销售、实时库存查询、同比分析、进销存分析、价位分析、促销分析、保质期分析、销售排行榜、客流分析、畅滞销分析、库存周转分析、ABC分类分析、供应商分析、销售预测、业务走势预测等等。 本系统对工作岗位进行重组，简化中间环节，明确各自权责，因而大大提高企业的资金流及信息流的传递效率，提高服务质量，降低运营成本。同时系统提供的药品销量统计、药品销量排行、同比分析报表、药品盈利排名等统计分析报表，对企业选择药品、制定促销策略提供决策依据，达到提高企业盈利能力的目的。 现在该公司经营情况比改造前得以大幅度提高：商品周转已由过去的60天提高到现在的30天，总体毛利率提高了2个百分点，配送满足率提高到90％左右，应收款月月清晰，单据差错率控制在0.1%以内，已完全消除人为差错，退货率也有原来的10％降低到现在的0.5%，主要是商品质量问题，对于销售结构性退货已基本消除。经过本次改造，最大的变化是该公司已清晰的形成了厂家、总部(管理、市场营销、商品管理、结算管理)、批发客户/门店的供应链关系，各环节工作效率大大提高，公司的各部门主管都明显感到比原来更从繁重的简单劳动中解脱出来了，现在的管理和分析决策的任务加大了，操作层面的员工基本上都是按照规定的流程和表格，按照设计好的程序工作，也感觉非常的轻松。 <img height="123" width="169" alt="" src="/newsphoto/files/1/image/1268876720891.jpg" />

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